Nu när det finns Office 365 grupper som täcker de flesta behov som public folder har så är det många som passar på att göra sig av med sina public folders. Däremot gemensamma företagskontakter är något man inte kan ha i Office 365 grupper.

Däremot kan man exportera dem till en CSV fil och sedan importera dem som externa kontakter i Office 365.

För att exportera kontakter från public folder måste du först dra public folder kontakterna till en användares kontakter, för att kunna exportera som CSV. Finns inte stöd i Outlook för att exportera kontakterna direkt till CSV från public folder.
Hur man exporterar till CSV i Outlook: https://support.office.com/en-us/article/Export-contacts-from-Outlook-10f09abd-643c-4495-bb80-543714eca73f?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

När man gjort detta i verkligheten och inte bara gissat så finns det lite man kommer på att man ska tänka på:

1. Har du svenska tecken, t.ex. ÅÄÖ spara då CSV filen i Unicode så att dessa hänger med i importen.
2. Det får inte finnas några dubbletter under ”Name” i CSV filen för det är därifrån aliaset skapas och det får inte finnas dubblettalias. Har du t.ex. två Roger Johansson under ”Name” så döp den ena till Roger Johansson1 och justera sedan i efterhand.
3. Det får inte finnas några  dubbletter under ”ExternalEmailAddress”. Hur man hittar dubbletter i Excel: http://www.excel-easy.com/examples/find-duplicates.html
4. OtherTelephone finns i AD men inte i Office 365. Så byt ut denna mot något annat, t.ex. HomePhone

Annars är det bara att följa någon av dessa guiderna:
http://www.infinitconsulting.com/2015/01/bulk-import-contacts-to-office-365/
https://community.office365.com/en-us/w/exchange/579

De fälten jag fick ut från min CSV fil översatte jag till detta:

E-postadress = ExternalEmailAddress

Visningsnamn = Name

Förnamn = FirstName

Efternamn = Lastname

Avdelning = Department
Befattning = Title

Gatuadress,arbete = StreetAddress
Land/region, arbete = StateorProvince

Ort,arbete = City

Postadress, arbete = PostalCode

Företag = Company

Fax arbete = Fax

Arbete = Phone

Företag,växel= HomePhone
Mobiltelefon = MobilePhone

Anteckningar = Notes

Att användare själva kan byta lösenord är något som funnits länge. Med Office 365 och Azure AD kan en användare dessutom återställa sitt egna lösenord om man glömt bort det.  Har man dessutom ”password writeback” påslaget och kör någon form av synkronisering eller integration mot sitt AD börjar det blir användbart för stora organisationer som vill minska på supportsamtalen.

Här kommer en snabb guide för hur du drar igång det hela:

I Office 365 admingränssnittet gå till ADMIN och klicka på Azure AD. (Längst ner i listen på vänstra sidan).

Klicka sedan på Active Directory och därefter på ditt företagsnamn under ”Name”

Gå sedan till ”Configure” och under ”user password reset policy” kan du ställa in om det ska vara påslaget eller avstängd. Standard är att det är avstängt.

Finns lite inställningar som man kan ställa in, dessa två kan vara bra att känna till:

1. Här kan du ställa in så att bara en speciell grupp har tillgång till lösenordsåterställning. På det sätter kan man styra vilka som ska få tillgång till lösenordåterställning vid ett visst datum.

Finns rätt många fler inställningar som kan göras och det finns även ett frågetecken vid varje inställning som man kan klicka på och då får man upp en utförlig förklaring vad den gör.

Har du satt ”Require users to register when signing in to Yes” så möts de av detta nästa gång de loggar in via portalen:

Klicka på ”Ställ in det nu”

Följ sedan instruktionerna:

När du angivit autentiseringsuppgifterna och verifierat dem klickar du på slutför och då loggas du in på ditt konto:

För att sedan återställa lösenordet går du till Office 365 portalen och följer dessa instruktionerna:

Ange användar-ID och tecknen på bilden:

Välj verifieringsmetod och följ instruktionerna på skärmen:

Sedan får du ange ett nytt lösenord:

När du lyckats gå igenom alla stegen kommer denna upp och du kan logga in med ditt nya lösenord:

Microsofts guide: https://azure.microsoft.com/sv-se/documentation/articles/active-directory-passwords-getting-started/#step-1-configure-password-reset-policy

För att installera Office 365 Proplus (följer med i t.ex. E3 eller köps separat ihop med en Business Essentials) på en terminalserver så följer man instruktionerna i mitt senaste inlägg fast använder denna konfigurationsfilen istället:

Sedan kan det även vara bra att känna till switchen /profiles som man kan starta Outlook med för att skapa en ny profil. Ett exempel:
”C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE” /profiles

https://social.technet.microsoft.com/Forums/lync/en-US/f054e558-8cf5-4c2d-9d8b-cde36b44d764/office-deployment-tool-immediately-stops-with-error?forum=officeitpro

http://blog.powerbiz.net.au/office-365/installing-office365-proplus-on-a-rds-server-terminal-server-using-shared-computer-activation/

https://www.youtube.com/watch?v=IcWjV_ZsrOU&feature=youtu.be

Det fungerar i stort som för Office 2013, skillnaden är att du ska ha verktyget för Office 2016 istället.

Introduktion till Click-to-run: https://support.office.com/en-nz/article/Office-2010-Click-to-Run-Introduction-c6205d37-b00d-4f99-91bb-c37a1d78b21b?ui=en-US&rs=en-NZ&ad=NZ

Tanka hem Office Deployment Tool för Office 2016 här: http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=626065

Packa upp den och lägg i valfri mapp.
Gå till mappen du packat upp den i och öppna configuration.xml
För information om hur du konfigurerar configuration.xml så kan man läsa här:
https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219423(v=office.15)
https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219426

Lista på vilka produkter som stöds av click-to-run:
https://support.microsoft.com/en-us/kb/2842297

En grafisk XML editor för att göra konfigurationsfiler:
http://officedev.github.io/Office-IT-Pro-Deployment-Scripts/XmlEditor.html

För att installera 32-bitars variant (O365BusinessRetail) av Office 2016 paketet som följer med till Business licenserna för O365 så kan configuration.xml t.ex. se ut såhär:

<Configuration>
<Add OfficeClientEdition=”32″ Sourcepath=”C:\Office2016Deployment\Office”>
<Product ID=”O365BusinessRetail”>
<Language ID=”sv-se” />
</Product>
</Add>
<Updates Enabled=”TRUE” UpdatePath=”” />
<Display Level=”None” AcceptEULA=”TRUE” />
<Logging Name=”OfficeSetup.txt” Path=”%temp%” />
</Configuration>

Har du packat upp Office Deployment Tool i denna mappen: C:\Office2016Deployment så öppnar du upp kommandotolken och går till (OBS viktigt att du står i rätt mapp, annars fungerar inte /download switchen av någon konstig anledning) C:\Office2016Deployment och kör:
C:\Office2016Deployment> setup.exe /download configuration.xml

Då kommer den tanka hem installationsfilerna till den varianten av Office paketet som du angett i konfigurationsfilen till mappen C:\Office2016Deployment\Office

För att sedan installera Office paketet på en dator så går man till C:\Office2016Deployment i kommandotolken och kör setup.exe /configure configuration.xml

Sedan kan man göra en bat fil som ser ut t.ex. såhär och lägga i C:\Office2016Deployment\

@echo off
echo /******************************************
echo /* Installerar Office 2016 O365BusinessRetail 32 bitar.
echo /* OBS: Kan ta upp till 30 minuter.
echo /******************************************
setup.exe /CONFIGURE configuration.xml
echo /******************************************
echo /* Klart!
echo /******************************************
pause

Naturligtvis behöver du inte lägga filerna lokalt på datorn på C: utan du kan även använda nätverkssökvägar eller andra partitioner. Så kan man bara deploya ut batfilen till användare via t.ex. GPO…

UPPDATERING:

Eftersom man nu kan börja flytta över sina kunder från de gamla Midsize paketen till de nya Business paketen har jag gjort en click-to-run konfigurationsfil som först avinstallerar Office ProPlus paketet och sedan installerar Office Business paketet. Denna ser ut såhär:

<Configuration>
<Remove>
<Product ID=”O365ProPlusRetail” >
<Language ID=”sv-se” />
</Product>
</Remove>

<Add OfficeClientEdition=”32″ Sourcepath=”C:\Office2016Deployment\O365BusinessRetailInstall”>
<Product ID=”O365BusinessRetail”>
<Language ID=”sv-se” />
</Product>
</Add>
<Updates Enabled=”TRUE” UpdatePath=”” />
<Display Level=”None” AcceptEULA=”TRUE” />
<Logging Name=”OfficeSetup.txt” Path=”%temp%” />
</Configuration>

Logga in i Office 365 portalen.
Gå till Users > Active Users.
Klicka på ”Set-up” där det står ”Set Multi-factor authentication requirements”

Markera sedan användarna som du vill aktivera multifaktorautentisering till och tryck på ”Enable”.

Nästa gång användaren som du har aktiverat multifaktorautentisering på loggar in (via Office 365 portalen) kommer den att bli skickat till en portal där användaren själv får ställa in hur man vill autentisera sig.
Finns tre val:

• App i telefonen
• Telefonsamtal (du blir uppringd när du försöker logga in och får trycka på #)
• SMS (du får en kod skickad till dig som du får skriva in

• Disabled betyder att det inte är påslaget på användaren
• Enabled betyder att det är påslaget med användaren har ännu inte loggat in via Office 365 portalen och aktiverat det.
• Enforced betyder att det är påslaget och att användaren har loggat in via Office 365 portalen och aktiverat det.

Först efter att användaren har loggat in via Office 365 portalen och ställt in det kommer appar/program som inte stödjer multifaktorautentisering att börja skrika om nya lösenord. Då måste man ställa in så kallade ”applösenord” på dessa apparna/programmen.
Läs mer om ”applösenord” i detta inlägget: https://office365.stormats.se/?p=348

Vill ändra / lägga till auktoriseringsmöjligheten loggar man in på Office 365 portalen med sin användare och sedan går man till Kugghjulet > Office 365 settings > klicka på ”Additional security verification ”. Och sedan på ”Update your phone numbers used for account security.”

Här kan man bland annat skapa ”applösenord”, ställa in standardval för multifaktorautentisering, skriva i alternativa telefonnummer med mera.

Svårare än så är det inte att komma igång med det!