Jobbar man med t.ex. skolor eller lite större företag kan det finnas önskemål om att segmentera adressboken. Finns lite olika sätta att göra detta på. Just detta exemplet är användbart när man jobbar med skolor och vill att varje klass ska ha sin egen adressbok.

Börja med att ansluta till Office 365 / Exchange Online med Powershell.
Sedan måste vi aktivera adressbokspolicy routing.
För att göra detta skriver man:

Set-TransportConfig -AddressBookPolicyRoutingEnabled $true

För att kolla så det gick igenom så skriver man:

Get-TransportConfig | fl AddressBookPolicyRoutingEnabled

För att få rättighet att ändra och skapa adresslistor måste man lägga till rollen ”Address Lists” i säkerhesgruppen ”Organization Management”.
För att göra detta skriver man:

New-ManagementRoleAssignment -SecurityGroup ”Organization Management” -Role ”Address Lists”

När man ska segmentera adressboken måste man ha något att filtrera på. Smidigast att filtrera saker på är customattribute i Exchange. I detta fallet har vi inte satt något customattribute på användarna när vi la upp dem. Däremot har vi satt den klassen de går i (KlassB i detta exemplet) som ”Department”.

För att få över ”Department” till ”CustomAttribute1” så skriver vi följande:

Get-MsolUser  |  ForEach { Set-Mailbox $_.UserPrincipalName -CustomAttribute1 $_.Department }

För att skapa adresslistor, adressböcker, adressbokspolicys för en klass som heter ”KlassB” skriver vi följande:

New-AddressList -Name ’KlassB_All’ -ConditionalCustomAttribute1 ”KlassB” -IncludedRecipients AllRecipients

New-AddressList -Name KlassB_Contacts -ConditionalCustomAttribute1 ”KlassB” -IncludedRecipients MailContacts

New-AddressList -Name KlassB_Recources -ConditionalCustomAttribute1 ”KlassB” -IncludedRecipients Resources

New-GlobalAddressList -Name KlassB_GAL -ConditionalCustomAttribute1 ”KlassB” -IncludedRecipients AllRecipients

New-OfflineAddressBook -Name KlassB_OAB -AddressLists KlassB_GAL

New-AddressBookPolicy -Name KlassB_ABP -AddressLists KlassB_All, KlassB_Contacts -OfflineAddressBook KlassB_OAB -GlobalAddressList KlassB_GAL -RoomList KlassB_Recources

För att sedan lägga på adressbokspolicyn som vi skapade med kommandot New-AddressBookPolicy här ovanför till användarna som har ”KlassB_ABP” satt till CustomAttribte1 skriver vi:

Get-Mailbox -resultsize unlimited | where {$_.CustomAttribute1 -eq “KlassB”} | Set-Mailbox -AddressBookPolicy “KlassB_ABP”

Sedan gör man samma sak för KlassA, KlassC och så vidare.
Sätter man ingen adressbokspolicy på användarna så kommer de att se alla adressböcker.

Vill man ha en adressbokspolicy för t.ex. lärare, adminstratörer och så vidare som ska kunna se alla så gör man såhär:

New-AddressBookPolicy -Name ”Larare_ABP” -AddressLists ”KlassA_All”,”KlassA_Contacts”,”KlassB_All”,”KlassB_Contacts”,”All Groups”,”All Contacts”,”All Distribution Lists”,”All Rooms”,”All Users” -OfflineAddressBook ”\Default Offline Address Book” -GlobalAddressList ”\Default Global Address List” -RoomList ”\All Rooms”

Sedan får man naturligtvis tilldela denna nya adressbokspolicyn till de användarna som ska ha den.

Källor: http://www.flexecom.com/gal-segmentation-in-office-365/
http://www.testlabs.se/blog/?p=3936
Och en kollega som kunde detta sedan innan. .

När en användare skickar mail från en delad maillåda så hamnar det i användarens skickat mapp istället för på den skickade maillådan som standard.

Microsoft har nu ordnat en fix på detta.
Det den gör är att den även lägger en kopia på det skickade mailet i skickat mappen på den delade maillådan. Så mailet kommer alltså att ligga både under skickat i den delade maillåda och i användarens skickat.

Det finns två olika scenarier när man skickar från en delad maillåda. Antingen skickar man som avsändaren (Sent As) eller också skickar man på uppdrag av avsändaren (SendOnBehalf).

För att se om funktionen är påslagen eller avslagen skriver vi detta:
Get-Mailbox -Identity <info@foretaget.se>  | Select-Object MessageCopyForSentAsEnabled,MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

För att slå på funktionen skriver vi detta:
set-mailbox <info@foretaget.se> -MessageCopyForSentAsEnabled $True
set-mailbox <info@foretaget.se> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

För att slå av funktionen så skriver vi detta:
set-mailbox <info@foretaget.se> -MessageCopyForSentAsEnabled $False
set-mailbox <info@foretaget.se> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $False

Källa: http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2015/03/03/want-more-control-over-sent-items-when-using-shared-mailboxes.aspx

Ibland vill vissa kunder inte att man ska behöva dela ut sin kalender för att andra ska kunna titta på den. Utan att man helt enkelt ska kunna öppna en kollegas kalender utan att behöva skicka massa delningsförfrågningar.

För att göra det på en användare så skriver man såhär:
Set-MailboxFolderPermission -Identity ”MailboxID:\Kalender” -User default -AccessRights Reviewer

Via powershell kan man sätta så att standardutdelningen på alla användares kalender är ”Reviewer”, så har man löst problemet:

foreach($user in Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox) {
$cal = $user.alias+”:\Kalender”
Set-MailboxFolderPermission -Identity $cal -User Default -AccessRights Reviewer
}

För att se så det har fungerat skriv:

Get-MailboxFolderPermission -Identity användare:\Kalender

Då ska du få ut detta:

FolderName User AccessRights
———- —- ————
Kalender Standard {Reviewer}
Kalender Anonymous {None}

Under användare standard står det ”{Reviewer}”

Tänk på att ”:\Kalender” kan heta t.ex. ”:\Calendar” om användaren har engelskt språk inställt.

Tänk även på att du inte kan göra detta via delegerad admin utan måste logga in med en dedikerad admin mot just den tenanten.

Källa: https://community.office365.com/en-us/f/148/t/279982

Ibland kan det blir lite jobbigt rent språkmässigt i Office 365. Har man fått fel språk på sin Inkorg, Utkorg, Skickat, Skräppost osv finns det i Office 365 sätt att byta detta.
Användaren kan göra det själv genom att följa de här stegen:

1. Log on to Outlook Web App by using your credential.
2. Click Options, and then click See All Options.
3. Click Settings, and then click Regional.
4. On the Regional Settings page, change the language, select the date and time format that you want to use, and then select the Rename default folders so their names match the specified language option.
5. Click Save, and then exit Outlook Web App.
6. Restart Outlook.

Ibland vill man som administratör göra det åt användaren, eller ifall man har en delad maillåda som man själv inte har rättigheter till så kan man göra detta via powershell.

För att ändra tidszonen, språk, datumformat och standarmapparnas till svenska standarder via powershell för maillådan ”info” skriver man följande i powershell:

Set-MailboxRegionalConfiguration -Identity info -TimeZone ”W. Europe Standard Time” -Language sv-SE -LocalizeDefaultFolderName:$true -DateFormat ”yyyy-MM-dd” -TimeFormat ”HH:mm”

Får du detta felmeddelandet:

The localization operation of the default folders of mailbox ”info” failed:Det går inte att hitta standardmappen.
+ CategoryInfo : InvalidOperation: (anders.stormats:MailboxIdParameter) [Set-MailboxRegionalConfiguration], InvalidOperationException
+ FullyQualifiedErrorId : [Server=HE1PR06MB1113,RequestId=761af6a6-3b5d-4714-9240-b56b1215a57d,TimeStamp=2015-06-02 09:59:56] [FailureCategory=Cmdlet-InvalidOperationException] 948A68CD
,Microsoft.Exchange.Management.StoreTasks.SetMailboxRegionalConfiguration
+ PSComputerName : outlook.office365.com

Så har du troligtvis en mapp som den inte kan döpa om. Kan vara att t.ex. Outlook skapat någon mapp som heter Skräppost och då krockar det när O365 försöker döpa om mappen Junk till Skräppost. Lösningen är att ta bort mappen som heter t.ex. Skräppost och sedan köra kommandot igen. Den döper dock om de mapparna som går att döpa om, trots felmeddelandet.

Källor: http://community.office365.com/en-us/f/158/t/269232.aspx och https://support.microsoft.com/en-us/kb/2826855

Från och med Outlook 2007 så dyker maillådor som du har fulla rättigheter till automatiskt upp i din Outlook genom autodiscover. Rätt bra funktion kan jag tycka men vissa användare vill ha tillgång till maillådorna hela tiden, men de vill kunna lägga till och ta bort dem själva i sin Outlook.

För att inaktivera denna funktionen som kallas automapping gör man följande:

Anslut till Exchange Online med Powershell.
Om användaren som inte ska ha automapping längre redan har  rättigheter till maillådan måste vi ta bord dem.
För att ta bort rättigheterna för användaren arne@kalle.se till maillådan info@kalle.se så skriver man följande:

Remove-MailboxPermission -Identity info@kalle.se -User arne@kalle.se -AccessRights FullAccess

För att sedan lägga till arne@kalle.se igen med fulla rättigheter men utan automapping skriver man följande:

Add-MailboxPermission -Identity info@kalle.se -User arne@kalle.se -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

Sedan väntar man en stund tills info@kalle.se har försvunnit från Arnes outlook och då kan han lägga till den manuellt genom att gå till Arkiv > Kontoinställningar > Ändra > Fler inställningar > Avancerat
Där kan han även ta bort den själv när han inte vill att den ska synas i sin Outlook. Sedan kan han lägga till den igen när han har behov av den.

Källor: https://support.microsoft.com/en-us/kb/2646504 och https://technet.microsoft.com/en-us/library/hh529943(v=exchg.141).aspx